물품 관리 규정

규정번호 : 2-40

제 정 일 : 2007.03.21.

개 정 일 : 2018.09.19.

제1조 (목적)  이 규정은 사이버한국외국어대학교 (이하 “본 대학교”라 한다)에서 물품을 취득, 보관, 사용, 및 처분하는데 관한 기본적인 사항을 규정함으로써 물품을 효율적이고 적정하게 관리함을 목적으로 한다.

제2조 (정의)  이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. “비품”이라 함은 그 품질, 형상을 변하지 아니하고 장기간 사용할 수 있는 물품으로 물품관리대장에 등재된 것을 말한다.

2. “소모품” 이라 함은 그 성질이 사용됨으로써 소모되거나 파손되기 쉬운 물품과 기타 물품의 구성부분을 말한다.

3. “물품” 이라 함은 현금, 유가증권, 부동산 이외의 것으로서 교육용, 사무용 등의 용도 및 종류의 구분을 하지 아니하고 구입하는 일체의 기계, 기구, 비품, 도서, 인쇄·출판물, 소모품, 원자재 및 유류와 기증받은 물품을 말한다.

제3조 (물품관리 책임자)  물품책임자와 관리자는 다음 각 호와 같이 구분한다.

1. 물품관리자: 총장

2. 분임물품관리자: 기획행정처장

3. 물품출납원: 행정팀장

4. 물품관리책임자: 부서장, 학부(과)장

5. 물품관리실무자: 팀장, 전공교수

제4조 (분류)  물품은 다음 각 호와 같이 6종목으로 분류하여 관리한다.

1. 사무용 비품: 책상류, 책장류, 의자류, 캐비넷류, 게시판류, 칸막이류, 파일박스류, 기타(사무실, 교수연구실) 등에 사용되는 비품

2. 교육용 비품: 강의용 책상, 의자, 칠판, 교단, 교탁, 실험(습)대, 실험기구장, 열람용 책상, 의자, 서가류, 체육시설, 기타(강의실 등)에 사용되는 비품

3. 복지용 비품: 학생 및 교직원 후생복지시설 등에 사용되는 비품

4. 사무용 기계기구: 복사기, 전화기, 계산기, 컴퓨터, 팩스, 카메라, 교환기, 냉‧난방기, 공기정화기, 트랜스, 시청각기재, 기타(사무실 교수연구실) 등에 사용되는 기계기구류

5. 교육용 기자재: 실험(습)기자재, 강의용 음향시설, 트랜스, 기타(실험실, 강의실, 교수연구실) 등에 사용되는 기계기구

6. 기타 영선용 공구 및 시설자재

제5조 (주관)  본 대학교 비품의 전체적 파악, 불용품의 처리, 출납관리, 정기 또는 수시 조사 등과 이에 따르는 사무처리는 관재부서에서 관장한다.

제6조 (관리)  ① 관재부서에서는 본 대학교의 비품을 전반적으로 관리하며 각 학부(과), 행정부서, 부속 및 부설기관의 장 책임하에 관리토록 한다.

② 관재부서는 다음 각 호에 따라 물품을 관리한다.

1. 관재부서에는 물품관리대장을 비치하고 각 부서 (각 학부(과) 포함)에는 이를 각각 비치해야 한다.

2. 화재, 도난, 파손 등 사고방지에 필요한 조치를 관계 부서에 요구할 수 있다.

3. 물품관리대장에 등록된 비품은 물품관리번호를 인쇄하여 잘 보이는 곳에 부착하여야 한다.

4. 도난, 망실, 파손의 사실을 통보받거나 확인하였을 경우 사용자 또는 관리책임자의 고의 또는 중대한 과실에 의한 때에는 <별표 2>의 변상처리 기준에 따라 1개월 이내에 해당 책임자에게 변상시켜야 한다.

③ 각 사용 부서에 있는 비품의 1차적인 관리 책임은 사용 부서의 팀장, 전공교수(물품관리실무자)에게 있으며, 그 부서의 장(물품관리책임자)이 최종 책임을 진다. (단, 교수연구실은 실사용자 본인이 1차적 책임을 진다.)

제7조 (재물조사)  ① 관재부서는 비품에 대하여 부서별로 수량, 상태, 위치 등을 정확히 파악하기 위하여 년 1회 이상 정기재물조사를 실시하여야 하며, 필요에 따라 수시 또는 특별조사를 할 수 있다.

② 특별 재물조사는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 실시한다.

1. 기자재 보관 및 운용책임자를 교체하는 경우

2. 도난 및 분실사고가 발생하였을 경우

3. 화재 및 천재지변이 발생하였을 경우

4. 기타 필요한 경우

③ 조사결과는 기획행정처장의 결재를 득한 후 소속 부서에 통보하여야 한다.

제8조 (물품조정)  ① 각 부서의 물품관리책임자는 부서장의 결재를 득한 후 관련 부서와 상호 협조하여 소속 부서 물품의 양도·양수 등의 조정을 할 수 있다.

② 재물조사결과 비품의 증감이 발견된 경우와 사용률이 현저히 떨어지는 비품은 관재부서에서 재조정할 수 있다.

③ 분임 물품관리자는 각 부서가 협조하여 양도·양수 등 비품을 조정한 내용에 대한 확인 책임을 진다.

④ 관재부서는 물품에 대한 변동(구입, 이동, 반납 등) 조치를 책임진다.

제9조 (정비)  물품관리책임자는 사용 중 또는 보관 중의 비품에 관한 경미한 사항을 정비, 점검하고, 자체정비가 불가능한 고장일 경우 <별지 제1호 서식>의 공사 및 수리요청 서식을 작성하여 정비를 요청함으로써 항상 사용이 가능토록 한다.

제10조 (장부)  각 부서 물품관리실무자는 다음의 장부를 비치하고 필요한 사항을 기재하여 관리하여야 한다.

1. 관리대장 부본

2. 기타 필요한 장부

제11조 (전산화)  ① 분임물품관리자는 비품 관리에 관한 사무를 전산화하여 효율적으로 관리하여야 한다.

② 제1항의 비품 관리 전산화는 관재부서에서 현재 보유비품의 입력을 일상화하여 관리한다.

제12조 (불용품 처리)  각 부서 물품관리책임자는 물품대장에 기재된 물품 중 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 물품은 <별지 제3호 서식>의 “물품불용처리신청서”를 작성하여 물품관리자와 물품관리책임자의 결재를 받은 후 행정팀에 반환하고, 행정팀은 그 상태를 <별표 1>에 따라 구분한 후 물품관리자의 결재를 받아 불용품으로 처리한다.

1. 규격변화, 훼손 등으로 사용할 수 없는 기자재

2. 수요가 없는 재고 기자재

3. 원장비가 없는 기자재

4. 수리불능 기자재

5. 구입년도가 오래되어 기능이 현저히 떨어지거나 현실에 맞지 않는 물품

제13조 (개인소유물품의 처리)  개인소유물품은 원칙적으로 본 대학교 내에 반입할 수 없으며, 부득이 반입하고자 할 때에는 <별지 제4호 서식>을 작성, 관재부서에 제출하여야 한다. 단, 본 대학교 내에 공사 또는 영선으로 인하여 반입되는 외부업체의 물품은 예외로 한다.

제14조 (기증받은 물품처리)  ① 외부로부터 물품을 기증 받았을 경우에는 <별지 제5호 서식>에 의하여 수증물품 반입보고서를 작성하여 관재부서에 제출하여야 한다.

② 기증된 물품은 물품관리대장에 등재된 때부터 본 규정을 적용한다.

제15조 (제작 및 조립)  ① 부서 자체에서 필요에 따라 부분품을 사용하여 실험(습)기자재나 일반비품을 제작 또는 조립하였을 때에는 그 즉시 <별지 제6호 서식>을 작성하여 관재부서에 제출하여야 한다.

② 제작 및 조립된 비품은 신고한 때부터 본 대학교 비품으로 등재되며 본 규정을 적용한다.

제16조 (개조)  ① 등록된 비품의 원형변경은 절대 불가하며 부득이한 경우에는 <별지 제7호 서식>을 작성하고 관재부서에 의뢰하여 결재를 받아 시행하여야 한다.

② 관재부서에서는 개조된 비품을 관리대장에 변경 등재해야 한다.

제17조 (손․망실 물품의 처리)  사용·보관 중인 물품이 도난, 망실, 파손되었을 때에는 관련 부서에 통보 후 <별지 제8호 서식>을 작성하여 관재부서에 즉시 제출하여야 하며, 다음 각 호에 따른다.

1. 사용자 또는 관리책임자의 고의 또는 중대한 과실로 의하여 도난, 망실, 파손된 비품은 <별표 2>의 변상처리기준에 따라 해당 책임자가 변상 조치하여야 한다.

2. 방범 시설물의 파손으로 발생한 물품 도난은 그 상황을 조사하고 책임의 유무를 판단하여 처리한다.

제18조 (물품반출)  본 대학교의 물품은 일체 반출할 수 없다. 다만, 다음 각 호의 경우는 예외로 하며, <별지 제9호 서식>을 작성하여 관재부서로 제출 후 반출허가를 받아야 한다.

1. 물품의 수선으로 인한 외부 반출

2. 외부기관의 공동 연구를 목적으로 지원 받아 구입한 물품으로 연구 기간 내의 반출

제19조 (인수인계)  물품관리책임자나 실무자가 변경된 경우에는 인수인계서를 작성하여 각자 날인하고 인수인계서를 관재부서에 제출한다.

제20조 (개정)  이 규정은 총장의 승인을 받아 개정할 수 있다.

부      칙

(1) (시행일)  이 규정은 2007년 3월 21일부터 시행한다.

(2) (경과조치)  이 규정 제정 이전에 시행된 사항은 이 규정에 의하여 시행된 것으로 본다.

(3) (시행일)  이 규정은 2018년 9월 19일부터 개정 시행한다.

<별표 1>

물품상태분류기준(제12조 관련)

구 분	물 품 상 태
신 품	·사용되지 아니한 물품으로서 수리를 요하지 아니하는 물품
중 고 품	·사용된 물품으로서 수리를 요하지 아니하는 물품
요정비품	·수리하여 사용함이 경제적인 물품 (수리비 지출의 경제적 한계를 초과하지 아니하는 물품) ·수리하여 사용함이 비경제적인 물품 (수리비 지출의 경제적 한계를 초과하는 물품)
폐 품	·더 이상 수리할 수 없는 물품

<별표 2>

변상처리기준표(제17조 관련)

구입 경과 년수	구입 가격대 변상금액 비율
9년 이상 9년 이내 6년 이내 3년 이내 2년 이내 1년 이내	5% 10% 20% 60% 80% 100%

<별지 제1호 서식>

공사 및 수리 요청서

수 신	기획행정처장	*특기 각 학부(과)장, 행정부서의 부서장 결재날인이 없으면 처리할 수 없습니다.			요구 부서
참 조					결 재
요 구 일
처리기한
제 목					담 당		성 명
							전 화
		에서는 아래와 같은 사항이 필요하오니 (공사, 수리)하여 주시기 바랍니다.
물 품 번 호			물 품 관 리		정
					부
공사 및 고장 원인과 사유 (6하 원칙)에 의거
누가 : 언제 :
어디서 : 무엇을 :
어떻게 : 왜 :
품 명		규 격	수 량	단 위		용 도			비 고
* 기록란이 적으면 별지를 이용하십시오.
※ 아래 양식은 요청 부서에서 기재하지 마십시오.
1. 담당 실무자(성명 : ) 의견:

2. 명  세

품 명	규 격	수 량	단 위	소요예정금액		비 고
				단 가	금 액
* 별지 첨부

※ 도면, 약도는 후면에 간단히 표시바랍니다.

증빙번호

접수		결재	담당

<별지 제2호 서식>

기자재 및 비품 구입 요청서

수 신	기획행정처장	*특기 각 학부(과)장, 행정부서의 부서장 결재날인이 없으면 처리할 수 없습니다.			요구 부서
참 조					결 재
요 구 일
처리기한
제 목					담 당		성 명
							전 화
의 호에서는 아래와 같은 사항이 필요하오니 구입하여 주시기 바랍니다.
품 명		규 격	수 량	단 위		내용(사무목적,용도)			비 고
* 기록란이 적으면 별지를 이용하십시오.

※ 단 실험실습기자재는 규격서를 이용하십시오.

****************************** 아래 양식은 요청부서에서 기재하지 마십시오.******************************

확인	행정팀

1. 행정팀 의견 :

2. 명  세

품 명	규 격	수 량	단 위	물품 관리 명세		비 고
				상 태	재고사항
* 별지 첨부

증빙번호

접수		결재	담당

<별지 제3호 서식>

물품 불용처리 신청서

담 당	팀 장	부서장

1. 관 리 부 서 :

2. 물 품 목 록

구 분	품 명	수 량	단 위	구입일	내용 년수	불용처리사유	비 고 (물품번호)

상위물품을 불용처리 신청하오니 승인하여 주시기 바랍니다.

년     월     일

물품관리실무자            인

물품관리책임자            인

<별지 제4호 서식>

개인 소유물품 보고서

담 당	팀 장	부서장

1. 사용 및 보관장소 :

2. 소     유     자 :

3. 사            유 :

4. 물   품   목   록

구 분	품 명	세부규격	수 량	단 위	금 액	제조회사	용 도	비 고

위와 같이 사용 및 보관하고 있음을 보고합니다.

년     월     일

물품관리실무자            인

물품관리책임자            인

<별지 제5호 서식>

기증받은 물품 반입 보고서

담 당	팀 장	부서장

1. 기 증 자 :

2. 기증목적 :

3. 수 증 자 :

4. 수증일시 :

5. 수증물품목록

구 분	품 명	세부규격	수 량	단 위	제조일	금 액	비 고

위와 같이 기증받은 물품의 반입을 보고합니다.

년     월     일

물품관리실무자            인

물품관리책임자            인

<별지 제6호 서식>

물품 제작 및 조립보고서

담 당	팀 장	부서장

1. 관 리  부 서 :

2. 책   임   자 :

3. 제 조  일 시 :

4. 물 품  목 록

구 분	품 명	제작일	세부규격	수 량	단 위	금 액	제작사유	물품번호

위와 같이 (                   )을 보고합니다.

년     월     일

물품관리실무자            인

물품관리책임자            인

<별지 제7호 서식>

물품 개조보고서

담 당	팀 장	부서장

1. 관 리  부 서 :

2. 책   임   자 :

3. 사        유 :

4. 개 조  내 용 :

가. 원형

구 분	물품번호	품 명	세부규격	수 량	단 위	금 액	용 도	비 고

나. 개조내용

구 분	품 명	개조일	세부규격	수 량	단 위	금 액	용 도	비 고

위와 같이 개조하였음을 보고합니다.

년     월     일

물품관리실무자            인

물품관리책임자            인

<별지 제8호 서식>

물품  망실․파손 보고서

담 당	팀 장	부서장

1. 관 리  부 서 :

2. 발 생  일 시 :

3. 장        소 :

4. 물 품  목 록

구 분	물품번호	구입일	품 명	세부규격	수 량	단 위	금 액	사 유	비 고

위와 같이 (                   )을 보고합니다.

년     월     일

물품관리실무자            인

물품관리책임자            인

<별지 제9호 서식>

물품 반출 의뢰서

담 당	팀 장	부서장

1. 소속 / 반출자

2. 반 출 장 소 :

3. 반 출 기 간 :

4. 반 출 물 품

물품번호	품 명	세부규격	수 량	단 위	반출일	반 입 예정일	반출사유	비 고

위 기재된 물품을 반출하고 하오니 허락하여 주시기 바랍니다.

년     월     일

물품관리실무자            인

물품관리책임자            인

※ 첨부 : 반출사유 종료 후 반납하겠다는 각서 1부

------------------- 절 --------------------------- 취 ----------------------------- 선------------

물 품 반 출 증

물품번호	품 명	규 격	수 량	단 위	반출기간	비 고

위 기재된 물품의 반출을 허가합니다.

년     월     일

물품관리실무자            인